Jobs in Assistenz, Sekretariat und Empfang
Assistenz und Empfang sind in der Hausverwaltung keine Randfunktion: Hier laufen die Anliegen von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern zusammen — und werden sortiert, bevor sie das Verwalterteam erreichen.
Eine offene Stelle
Sekretär:in / Büroangestellte:r Empfang (m/w/d)
Was die Rolle in einer Verwaltung ausmacht
Eine Hausverwaltung ist ein Betrieb mit hohem Kommunikationsvolumen. Entsprechend liegt der Schwerpunkt der Assistenzrollen anders als im klassischen Büro:
- Telefonzentrale mit Sachbezug: Anliegen aufnehmen, einordnen und dokumentieren — nicht nur weiterleiten. Wer versteht, ob ein Anruf ein Notfall, ein Mangel oder eine Abrechnungsfrage ist, entlastet das ganze Team.
- Postlauf und Fristen: Einladungen zu Versammlungen, Rundschreiben, Geschäftspost — häufig fristgebunden und in großen Serien.
- Unterstützung der Verwalter:innen bei Terminen, Ablage und Dokumentenmanagement, teils Vorarbeiten für die Buchhaltung.
- Empfang: erster Eindruck für Eigentümer:innen, Beiräte und Dienstleister.
Voraussetzungen und Einstiegschancen
Verlangt wird meist eine kaufmännische Ausbildung — etwa Kauffrau/-mann für Büromanagement — oder vergleichbare Erfahrung am Empfang, im Sekretariat oder in der Team-Assistenz. Immobilienkenntnisse sind selten Voraussetzung, sondern das, was Sie sich hier aneignen. Genau deshalb sind diese Stellen ein realistischer Einstieg in die Branche: Nicht wenige Verwalter:innen haben im Backoffice angefangen.
Häufige Fragen
Ist Erfahrung in der Immobilienbranche Voraussetzung?
In der Regel nicht. Gefragt sind kaufmännische Grundlagen, sicheres Deutsch, Organisationstalent und ein freundliches, verbindliches Auftreten. Das Fachliche kommt im Betrieb dazu.
Kann ich mich von der Assistenz zur Verwalter:in weiterentwickeln?
Ja, das ist ein gängiger Weg. Wer im Backoffice die Abläufe kennengelernt hat, bringt für die Verwaltung schon viel mit. Häufig wird der Wechsel mit einer Weiterbildung begleitet — sprechen Sie das im Bewerbungsgespräch offen an.